2011年5月9日 星期一

使用Google文件設計線上表單與觀看資料及設定通知

這一篇文章是我在課堂上答應學員以及督促自己要補充的資料,一般的文件檔案可以上傳到Google文件去進行分享之外,其實還可以使用Google文件來製作任意欄位的免費線上表單,快速完成一個線上報名或線上訂購的表單系統。

請到 http://docs.google.com ,需要先申請Google帳戶後登入。
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點選「建立新項目」,選擇表單。
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輸入標題後,可以在第一個問題裡,先挑選決定問題類型,可以有七種格式型態可以選擇,請視您所要的格式選擇合適的問題類型,並輸入相對應的資料。
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每個問題的右上角有三個按鈕,「編輯」鈕是之後若還要回到編輯狀態進行修改時,可以選擇此功能。
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「複製」鈕是當您覺得要新增某個問題時,跟目前這個問題格式資料很類似時,可以挑選此功能,好複製此格式資料沿用後,快速產生成一個新問題來進行修改,可以節省一些編輯問題時間。
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「刪除」鈕則是刪除單個問題的功能。
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當設定好一個問題後,如果需要設定成此問題讓填表者為必填,則可以勾選「將它設為必答問題」,完成問題編輯設定後,請按下「完成」鈕。
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如果後來產生的問題才想到要排列在前面,可以在該問題上按著滑鼠左鍵不放,以進行拖曳,移動到適當順序位置後再放開滑鼠左鍵,即可完成問題的順序位置的變更。
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下圖是筆者產生的表單,系統會下方提供一個表單的網址,您若需要直接超連結引用,可以記下此前台網址進行其他運用。
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若需要繼續新增其他問題,可以按下「新增項目」,選擇您要的問題類型後,即可不斷的新增問題。
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可以按下「主題」鈕。
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裡面有許多個表單的美編樣式範本可供挑選,例如點選某個樣式。12

若觀看後喜歡此樣式,則按下「套用」鈕,即可完成樣式的變更。
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Google文件的表單系統,還有一項很棒的功能,就是若前台的表單開始提供資料輸入後,可以回到後台觀看這些資料的各項統計分析概況,您可以點選「查看回覆」/「摘要」的功能。
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就會有相關圓餅圖、長條圖、折線圖等的圖表數據分析。
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若點選「更多動作」/「嵌入」。
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則可以產生iframe的HTML標籤語法,您若有網站或部落格(有支援貼入修改HTML語法時),則可以將此段語法複製貼到您的網站或部落格內文中,就可以把這個線上表單以內嵌的方式放到網頁上中。
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在「更多動作」/「編輯確認訊息」裡。
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可以輸入當前台填表者填完表單後,系統會出現的訊息(例如感謝詞等),若需要讓前台填寫者填完此表單時,也可以看到目前資料的狀況,則可以勾選「發佈回應摘要」,設定完成後請按下「儲存」鈕。
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之後您要怎樣看到前台這些輸入的資料內容呢?一樣登入到Google文件後,可以看到剛剛建立的表單標題,請點選此表單標題。
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即可看到資料以類似EXCEL的方式呈現出來,您可以在此複製資料或對某些儲存格進行加總函式等功能,若要回到於本編輯的表格畫面,請點選上面的「表單」/「編輯表格」。
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即可回到原本的問題編輯畫面,以進行增減編修。
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講到目前您應該會覺得Google文件的表單相關功能很齊全很方便,但在實務上運用時,您大概也很難每天有耐心上來查看有無新填表的資料,其實可以設定有新資料時會自動E-mail通知,設定方式為先點選此表單資料上的「工具」/「通知規則」。
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點選「編輯」的超連結點。
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可以勾選「有任何變更時」這個選項,並且將通知方式勾選「電子郵件-立即」,若您覺得也要每日都收到此表單的摘要資料,則可以多勾選「電子郵件-每日摘要」,最後按下「儲存」鈕,如此系統會偵測當此筆單有被做更動時(前台有人填表新增資料也視為變更),會自動發信到您的E-Mail帳號裡進行通知,這樣您就不用每天都要上來查看啦!
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將前台表單以iframe的方式嵌入網頁上的呈現結果範例,可以參考筆者此產品網頁上的運用方式http://www.webspace.com.tw/cheapmarket/project-ez.htm



13 意見:

黃文鴻 提到...

老師
謝謝您
已經可以使用 , 但有其中一項 : 在又上角 共用 無法產生
/「設定通知規則」, 我的是鎖住符號 ,請教要如何打開

jerry su 提到...

因為這一篇寫完之後,Google Docs系統有做變更,設定通知的位置不同了,我已經更新上述的文章抓圖與說明(最後面三張圖),你按照我上面的說明操作即可!

黃文鴻 提到...

老師
謝謝 , test ok

新手 提到...

請問:可以複製已建立好的表單嗎?謝謝

jerry su 提到...

如果只是要複製表單裡面的欄位,可以載編輯表單時,在該欄位右方有複製功能,即可將該欄位複製一份一樣的格式,若你指的是整個表單(例如裡面有10個欄位)的複製,可以在觀看該表單試算表裡,選擇「檔案」/「建立副本」,就可以複製整個表單內容與格式,但統計分析資料是不會複製的。

匿名 提到...

通知設定的部分,寄過來可以直接顯示填寫的內容? 而不是表單的連結。

jerry su 提到...

應該是不行!

invisible 提到...

"google 試算表" 的訂閱功能 通知規則,請問,在"google文件"中,如何設定 ?

jerry su 提到...

現在名稱應該是叫做「Google雲端硬碟」了,但操作跟之前的「Google文件」大同小異,只是你要建立通知規則時,應該一開始要用「表單」而非「試算表」,因為試算表雖然有通知規則,但一般我們設定讓人在表單填寫,其實都是屬於一個前台填寫介面,用試算表應該沒有辦法達成這樣的效果,而選擇「表單」後,建立完可以「選擇回應目的」,此時可以決定是要「新增試算表」或「現有試算表中的工作表」,再從那邊去設定通知規則即可!

小統尼 提到...

請問可以設定email通知所有使用者有新的留言進來嗎??
謝謝解答

jerry su 提到...

目前應該是只能通知Google帳號的email

Penny Huang 提到...

老師您好
我的表單的工具列只出現"指令碼管理員"及"指令碼編輯器",其餘都沒有
而且我的表單收到的回應,無法順序排列,導致我名字和電話及日期連接不上
請問是哪裡設定有問題呢?謝謝!

jerry su 提到...

抱歉這個我不清楚耶!我這沒出現過你說的情況!

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