使用Google文件設計線上表單與觀看資料及設定通知

這一篇文章是我在課堂上答應學員以及督促自己要補充的資料，一般的文件檔案可以上傳到Google文件去進行分享之外，其實還可以使用Google文件來製作任意欄位的免費線上表單，快速完成一個線上報名或線上訂購的表單系統。

請到 http://docs.google.com ，需要先申請Google帳戶後登入。


點選「建立新項目」，選擇表單。


輸入標題後，可以在第一個問題裡，先挑選決定問題類型，可以有七種格式型態可以選擇，請視您所要的格式選擇合適的問題類型，並輸入相對應的資料。


每個問題的右上角有三個按鈕，「編輯」鈕是之後若還要回到編輯狀態進行修改時，可以選擇此功能。

「複製」鈕是當您覺得要新增某個問題時，跟目前這個問題格式資料很類似時，可以挑選此功能，好複製此格式資料沿用後，快速產生成一個新問題來進行修改，可以節省一些編輯問題時間。


「刪除」鈕則是刪除單個問題的功能。


當設定好一個問題後，如果需要設定成此問題讓填表者為必填，則可以勾選「將它設為必答問題」，完成問題編輯設定後，請按下「完成」鈕。


如果後來產生的問題才想到要排列在前面，可以在該問題上按著滑鼠左鍵不放，以進行拖曳，移動到適當順序位置後再放開滑鼠左鍵，即可完成問題的順序位置的變更。


下圖是筆者產生的表單，系統會下方提供一個表單的網址，您若需要直接超連結引用，可以記下此前台網址進行其他運用。


若需要繼續新增其他問題，可以按下「新增項目」，選擇您要的問題類型後，即可不斷的新增問題。


可以按下「主題」鈕。


裡面有許多個表單的美編樣式範本可供挑選，例如點選某個樣式。

若觀看後喜歡此樣式，則按下「套用」鈕，即可完成樣式的變更。


Google文件的表單系統，還有一項很棒的功能，就是若前台的表單開始提供資料輸入後，可以回到後台觀看這些資料的各項統計分析概況，您可以點選「查看回覆」/「摘要」的功能。


就會有相關圓餅圖、長條圖、折線圖等的圖表數據分析。

若點選「更多動作」/「嵌入」。


則可以產生iframe的HTML標籤語法，您若有網站或部落格(有支援貼入修改HTML語法時)，則可以將此段語法複製貼到您的網站或部落格內文中，就可以把這個線上表單以內嵌的方式放到網頁上中。


在「更多動作」/「編輯確認訊息」裡。


可以輸入當前台填表者填完表單後，系統會出現的訊息(例如感謝詞等)，若需要讓前台填寫者填完此表單時，也可以看到目前資料的狀況，則可以勾選「發佈回應摘要」，設定完成後請按下「儲存」鈕。


之後您要怎樣看到前台這些輸入的資料內容呢？一樣登入到Google文件後，可以看到剛剛建立的表單標題，請點選此表單標題。


即可看到資料以類似EXCEL的方式呈現出來，您可以在此複製資料或對某些儲存格進行加總函式等功能，若要回到於本編輯的表格畫面，請點選上面的「表單」/「編輯表格」。


即可回到原本的問題編輯畫面，以進行增減編修。


講到目前您應該會覺得Google文件的表單相關功能很齊全很方便，但在實務上運用時，您大概也很難每天有耐心上來查看有無新填表的資料，其實可以設定有新資料時會自動E-mail通知，設定方式為先點選此表單資料上的「工具」/「通知規則」。


點選「編輯」的超連結點。


可以勾選「有任何變更時」這個選項，並且將通知方式勾選「電子郵件-立即」，若您覺得也要每日都收到此表單的摘要資料，則可以多勾選「電子郵件-每日摘要」，最後按下「儲存」鈕，如此系統會偵測當此筆單有被做更動時(前台有人填表新增資料也視為變更)，會自動發信到您的E-Mail帳號裡進行通知，這樣您就不用每天都要上來查看啦！


將前台表單以iframe的方式嵌入網頁上的呈現結果範例，可以參考筆者此產品網頁上的運用方式http://www.webspace.com.tw/cheapmarket/project-ez.htm